Saisie des interventions

Bonjour tout le monde,
Bienvenu à la présentation de la solution timesheet.

Cette vidéo fait partie d’un ensemble de vidéos qui visent à expliquer les fonctionnalités de la solution pour garantir une utilisation efficace.

1. Introduction

Dans la dernière vidéo, nous avons présenté d’une façon générale les composants de l’espace collaborateur ainsi que les autres espaces tels que l’administration et les statistiques.

Maintenant, nous allons commencer la description détaillée de chaque module et nous allons entamer par les modules de l’espace collaborateur.

Dans cette vidéo, nous allons essayer de décrire le fonctionnement de la saisie des interventions qui est le module le plus important de l’application.

On va commencer par se connecter à timesheet

2. Saisie des interventions

Dans la barre de navigation, On va cliquer sur fiche d’heures.

L’interface de saisie des tâches est présentée sous la forme d’un calendrier, avec 3 modes d’affichage : par mois, par semaine et par jour

Pour saisir une nouvelle tâche, vous pouvez soit sélectionner la période directement dans le calendrier et puis le formulaire de saisie va apparaitre, ou bien vous pouvez utiliser le bouton TÂCHE en bleu.

Le formulaire de saisie des tâches varie selon le besoin de l’utilisateur timesheet. Dans le cas de cette présentation, les heures sont classées par clients et par mission, vous pouvez trouver des libellées de classements différents mais avec le même principe en tt cas.

Certains éléments peuvent entre ajoutés à ce formulaire, selon le type d’intervention.

Par exemple, si l’intervention est une échéance, on trouve la case à cocher qui indique la fin des travaux dans cette échéance,

Si l’intervention est une tâche de projet, on trouve l’indicateur de l’estimation d’avancement dans cette tâche, chaque collaborateur doit indiquer une estimation de son avancement.

Pour modifier une intervention ou bien la supprimer, vous pouvez cliquer directement sur l’intervention, et utiliser les deux boutons : modifier ou supprimer.

3. Cloture et validation des interventions

Notez bien que la possibilité de modification n’est pas autorisée pour toutes les interventions. Afin de maximiser le contrôle, timesheet est doté d’un système de validation et de clôture automatique des interventions.

Ce système permet à l’administrateur de choisir un intervalle de temps avant que la journée ne soit clôturée. Dans notre cas, le collaborateur a le droit d’ajouter ou de modifier des interventions uniquement dans la journée courante.

Si l’administrateur préfère contrôler toute modification, il peut opter pour la validation et la clôture instantanée des saisies.

C’est le cas, quand l’intervalle de clôture automatique est fixée à 0, ce qui entraîne qu’une intervention saisie est automatiquement validée et clôturée, elle ne peut plus être modifiée que sur autorisation.

Toute insertion ou modification des saisies clôturées nécessite une autorisation ou bien une validation par un superviseur;

Si le collaborateur veut saisir une intervention en retard dans une journée clôturée, il doit attendre la validation d’un superviseur, l’intervention sera marquée comme non valide et avec une couleur différente dans le calendrier, elle ne s’affiche pas dans les statistiques ni dans les rapports sans qu’elle ne soit validée par l’administrateur.

Avant la validation, le collaborateur peut modifier ou supprimer une intervention non valide, mais après la validation, elle sera automatiquement clôturée.

si le collaborateur veut modifier une intervention dans une journée clôturée, il doit demander une autorisation de modification

Le collaborateur peut consulter l’état de ses demandes via le bouton demandes de modification;

Pour chaque traitement d’une demande de modification ou bien une validation d’une intervention saisie en retard, le collaborateur reçoit une notification en temps réel.

Lorsque l’administrateur a accepté cette demande, le collaborateur dispose d’une seule tentative de modification. Après la modification par le collaborateur, l’intervention est automatiquement clôturée.

Le système de validation et clôture automatique permet une traçabilité totale pour toutes modifications sur des interventions post validation et clôturées, c-à-d que les superviseurs peuvent consulter les informations de l’intervention avant la modification et après la modification post clôturent.

4. Recommandation

Nous recommandons vivement la saisie des interventions en temps réel. Comme vous remarquez, la technique de saisie est très simple et très rapide, donc pour assurer la fiabilité des informations ainsi que pour une meilleure utilisation de l’application, le collaborateur est invité à saisir ses interventions en temps réel.

5. Saisie avant l'heures

Timesheet interdit aussi la saisie avant l’heure, c-à-d si l’heure de début de votre intervention est supérieure à l’heure actuelle + 10 min, l’intervention ne sera pas acceptée.

6. Notes personnelles ou mémos

Vous pouvez utiliser, aussi, ce calendrier pour vous servir d’agenda, pour créer des rappels ou bien des mémos, donc via le bouton notes personnelles. Vous pouvez créer une note dans n’importe quelle journée, cette note ne sera incluse ni dans les rapports ni dans les statistiques, elle est mémorisée dans le calendrier uniquement.

Voilà donc c’est tout pour cette vidéo. Merci pour votre attention. Dans cette vidéo, nous vous avons expliqué l’utilisation du module de saisie des interventions. La prochaine vidéo sera consacrée pour expliquer le module de demande des congés et des autorisations d’absence.

Merci, et excellente journée.