Gestion des comptes collaborateurs

Bonjour tout le monde,
Bienvenu à la présentation de la solution timesheet.

Cette vidéo fait partie d’un ensemble de vidéos qui visent à expliquer les fonctionnalités de la solution pour garantir une utilisation efficace.


1. Introduction

Dans cette vidéo nous allons essayer de décrire comment gérer les comptes collaborateurs, gérer les groupes et affecter les travaux.

Uniquement l’administrateur et les collaborateurs qui possèdent les droits nécessaires peut effectuer les actions expliquer dans cette vidéo.

On va commencer par se connecter à timesheet.

2. Ajout et création des comptes collaborateurs

On va aller à l’espace administration, et cliquer sur "gestion des collaborateurs".

Dans cette page vous trouvez la liste de tous les collaborateurs associés à votre application.

Pour ajouter un nouveau compte vous pouvez soit remplir le formulaire d’un nouveau compte ou bien vous pouvez générer un lien d’inscription direct qui permet l’intégration automatique de vos collaborateurs dans votre application timesheet.

Pour obtenir le lien d’inscription, cliquez sur "partager le formulaire d’inscription", vous pouvez copier ce lien et le partager avec vos collaborateurs.

Les comptes créés via l'inscription directe sont automatiquement verrouillés et nécessitent une activation.

Pour ajouter un nouveau compte manuellement, cliquez sur ajouter un nouveau collaborateur.

Remplir les informations personnelles et les coordonnées d’accès.

Dans la partie autorisation des comptes, l’administrateur peut affecter des droits à ce compte.

Ces droits d’accès sont :

1- Gestion des collaborateurs qui permet la création, modification ou désactivation des comptes, il permet aussi la gestion et l’élaboration des fiches de calcul des couts, la gestion des groupes et la gestion des congés, il est affecté généralement au responsable RH.

2- Le droit de gestion générale des travaux, c.a.d, la gestion des clients ou des dossiers et des missions, l’affectation des missions aux collaborateurs, la validation des projets, la gestion des échéances et la gestion des demandes de modifications.

3- Le droit de consultation des États et des statistiques, ce droit permet l’accès à l’espace dashboards et reporting, il permet aussi la planification des rapports par email.

4- Le droit de création et de la gestion des projets, le compte qui possède ce droit peut créer des nouveaux projets et gérer les projets dont il est responsable.

Vous pouvez bien sur associer plusieurs droits à un seul collaborateur.

Le compte sera automatiquement activé car il est créé manuellement.

3. Modification, supression et blockage des comptes collaborateurs

Pour modifier un compte, ou changer le mot de passe par exemple, vous pouvez cliquer sur le bouton compte dans la colonne action, via cette page vous pouvez aussi verrouiller le compte ou désactiver les droits.

La suppression d’un compte est accessible uniquement pour l’administrateur, noté bien que si vous supprimer un compte vous supprimez automatiquement tous les interventions et les informations en relation avec ce compte d’une façon irréversible.

Au lieu de supprimer, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de verrouillage des comptes, comme ça vous pouvez garder toutes les informations, mais le collaborateur ne peut jamais se connecter avec son compte.

Nous vous invitons vraiment à éviter la suppression des comptes, de toute façon la limitation sur le nombre de compte dans l’application timesheet est calculée par rapport au nombre des comptes activés.

Par exemple si votre pack est limité à 10 collaborateurs, c.a.d, 10 comptes activés, les comptes verrouiller ne sont pas inclus dans le calcul

4. Coûts des collaborateurs

Timesheet vous propose aussi un module qui vous permet de calculer les coûts horaires de vos collaborateurs via des fiches périodiques se la vous permet de suivre l’évolution des couts de vos clients ou de vos dossiers.

Ce module sera expliqué par détail dans une vidéo dédiée.

5. Affectation des travaux par collaborateurs

Via la page de gestion des collaborateurs vous pouvez aussi gérer l’affectation des travaux à vos collaborateurs.

Le classement des interventions est effectué sur deux niveaux, par exemple niveau 1 : "clients" et niveau2 : "missions".

Avant de commencer l’affectation des travaux à vos collaborateurs, vous devez tous d'abord préparés l’affectation entre les 2 niveaux, dans notre exemple l’affection des missions à des clients.

Nous allons expliquer cette étape d’une autre vidéo par détail, dans cette vidéo l’affectation entre les deux niveaux de classification est déjà préparée.

Grâce à cette méthode, lors de l’affectation d’un client a un collaborateur, vous pouvez choisir uniquement les missions qui concernent ce dernier, comme ça lorsque le collaborateur saisit des interventions pour un client, la liste de choix des missions va contenir uniquement les missions associées à son compte, se la nous permet de minimiser les erreurs de saisie considérablement.

Vous pouvez modifier une affectation ou bien vous pouvez la supprimer, ses actions n’ont aucun effet sur les interventions déjà saisies et validées.

6. Gestion des groupes des collaborateurs : Département ou bien équipe

Dans timesheet vous pouvez aussi regrouper vos collaborateurs par équipes ou bien par département.

Pour gérer vos groupes, via la barre de navigation vous cliquez sur "gestion des départements".

Le libellé de groupage est fixé selon votre choix lors de l’inscription dans timesheet, dans notre cas les collaborateurs sont groupés par département.

Pour ajouter un nouveau groupe vous pouvez utiliser le bouton bleu ajouter.

Dans le formulaire, vous devez choisir le responsable, donnée le nom du groupe, la description et choisir les collaborateurs membre du groupe.

7. Affectation rapide des clients et des missions aux collaborateurs

Nous passons maintenant à l’affectation rapide, comme nous avons dit, vous devez respecter l’ordre d’affectation par niveau, c.a.d, vous devez affecter les missions à vos clients, puis affecter les clients et les missions à des collaborateurs par exemple.

Mais via cette fonctionnalité, vous pouvez associer ces entités directement, et le programme prend en charge l’affectation des niveaux et l’affectation des collaborateurs.

Vous pouvez aussi via cette page, affecter des travaux à des groupes, ç.a.d que les clients et les missions séléctionnés seront automatiquement affectés à tous les membres de groupe.

Voilà donc c’est tout pour cette vidéo. Merci pour votre attention, dans cette vidéo nous vous avons expliqué l’utilisation de module gestion des collaborateurs.

Merci, et excellente journée.