Congés et autorisations d'absence

Bonjour tout le monde,
Bienvenu à la présentation de la solution timesheet.

Cette vidéo fait partie d’un ensemble de vidéos qui visent à expliquer les fonctionnalités de la solution pour garantir une utilisation efficace.

1. Introduction

Dans la vidéo précédente nous avons expliqué par détail le module de saisie des interventions

Maintenant, nous passons un autre module, la demande des congés et des autorisations d'absence.

Dans cette vidéo nous allons essayer de décrire le fonctionnement de ce module pour les deux types d’utilisateurs, le collaborateur et comment effectuer une demande ensuite le superviseur et comment traité les demandes.

On va commencer par se connecter à timesheet

2. Partie collaborateur : effectuer une demande

Si vous regardez la barre de navigation, vous pouvez constater que ce compte est attribué un collaborateur simple qui ne possède aucun droit d’administration

Donc on va utiliser ce compte pour vous montrer comment effectuer une demande.

Via la barre de navigation en va cliquer sur fiche d’heures.

De point de vue collaborateur, toutes les informations ainsi que les actions relatives à ce module sont centralisées dans une fenêtre spécifique accessible via le bouton orangé nommé congé et autorisation.

Cette fenêtre contient deux onglets, l’onglet qui s’affiche par défaut est nouvelle demande, cet onglet contient le formulaire de demande, le deuxième onglet nommé mes demandes, il contient la liste de vos demandes ainsi que leur état.

On va effectuer une nouvelle demande, il y a deux types de demandes, soit un congé, là on doit spécifier l’intervalle en jours, soit une autorisation d’absence et là on doit indiquer la journée et l’intervalle horaire, bien sûr avec une description pour les deux types

Dès que le collaborateur valide sa demande, l’administrateur ainsi que les superviseurs seront notifiés

Avant que l’administrateur traite la demande, le collaborateur, peut modifier ou bien annuler sa demande.

Lorsque la demande de congé est traitée par un superviseur, le collaborateur reçoit une notification immédiatement.

3. Partie administration : traitement des demandes

On va passer maintenant à un compte administrateur, pour vous montrer la procédure de traitement des demandes.

Comme vous remarquer via la barre de navigation ce compte possède des droits d’administration, et si on vérifie les dernières notifications de ce compte on va trouver la demande d’un congé.

Donc pour traiter ces demandes, on va aller l’espace administration via la barre de navigation

Dans le tableau de bord, vous pouvez remarquer qu’il une demande de congé,

Pour afficher le calendrier des demandes, vous pouvez soit cliquer directement sur le tableau de bord ou bien vous pouvez utiliser la barre de navigation, vous cliquer sur la gestion de congé puis calendrier des demandes

L’interface de gestion des congés est un calendrier qui permet de placer les demandes des collaborateurs d’une façon superposée à fin de montrer l’interaction des périodes et faciliter la prise de décision pour les superviseurs

Pour afficher tous les informations concernant la demande ainsi que prendre la décision, on va cliquer sur la demande directement.

Maintenant le superviseur, peut accepter ou refuser cette demande, il peut aussi laisser un message pour le collaborateur.

Notez bien que le collaborateur ne peut pas modifier ou supprimer une demande traitée par un superviseur.

En cas ou le superviseur peut accepter la demande uniquement si le collaborateur change la date de début par exemple, le superviseur doit refuser la demande actuelle, et le collaborateur doit d’effectuer une nouvelle demande, le superviseur peut indiquer les causes de refus et les autres possibilités dans sa réponse.

Vous pouvez aussi consulter le calendrier qui contient uniquement les congés ou bien les autorisations validées, vous pouvez afficher ces informations dans un tableau au lieu d’un calendrier

4. Ajout d'un congé sans demande

Les superviseurs peuvent ajouter des congés aussi, si le collaborateur est absent et il oublie par exemple de faire une demande ou bien il obtient un accord direct sans passer par la demande, dans ce cas et via cette interface le superviseur, peut ajouter un congé, indiquer le collaborateur consterné et la période de congé et saisir une description.

Dans ce cas, cette action est enregistrée en tant qu’une demande acceptée automatique et créée par le responsable.

5. la liste des collaborateurs qui ont eu un congé ou bien une autorisation d’absence dans ce mois

Finalement, vous pouvez consulter la liste des collaborateurs qui ont eu un congé ou bien une autorisation d’absence dans ce mois, via l’espace Dashboard et statistique, la rebique congé

6. Autres détails

Avant de terminer notez bien que le collaborateur au droit de saisir des interventions dans les périodes de congé ou d’absence

L’application timesheet n’utilise pas le module de gestion des congés pour déterminer le nombre d’heures manquantes de travail;

En effet, ce module est conçu dans le but du géré les demandes et aide les administrateurs et facilité le suivi, et il n’affecte pas le calcul des heures de travaillées;

Voilà donc c’est tout pour cette vidéo. Merci pour votre attention, dans cette vidéo nous vous avons expliqué l’utilisation de module demande des congés et autorisation d’absence, la prochaine vidéo sera consacrée pour le module de gestion des projets.

Merci, et excellente journée.